Comment envoyer des e-mails en masse sans spammer : le guide

L’envoi massif d’e-mails est un outil extrêmement puissant à avoir dans votre panel d’outils marketing. Il vous permet d’étendre votre champ d’action et d’augmenter considérablement le nombre de prospects, mais de nombreux responsables marketing craignent d’envoyer des e-mails en masse de la mauvaise manière et d’être considérés comme des spammeurs.

Si vous voulez envoyer des e-mails en masse sans faire de spam (c’est-à-dire sans être signalé comme spammeur), il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte. Il peut être difficile de trouver une explication complète et compréhensible.

Nous avons élaboré un guide pour vous aider à réussir vos campagnes d’envoi d’e-mails en masse.

Les facteurs dont vous devez être conscient peuvent être séparés en trois catégories :

• Les facteurs techniques tels que la réputation de l’IP et de l’expéditeur des e-mails, les enregistrements SPF et DKIM.
• Le contenu et la conception des e-mails, tels que le libellé, les liens, les pièces jointes et les images.
• L’engagement du destinataire, tels que le taux d’ouverture, les clics et les rapports de spam.

Nous aborderons chacune de ces catégories et vous montrerons exactement ce dont il faut se méfier et comment faire en sorte, d’une part que vos e-mails atteignent la boîte de réception, et d’autre part que vous restiez à l’abri des signalements comme spam.

Nous vous présenterons également une plate-forme logicielle d’envoi d’e-mails qui prend automatiquement en charge un grand nombre de ces facteurs pour vous, ce qui facilite l’envoi d’e-mails en masse sans spam.

Les considérations techniques

La réputation de l’IP et du domaine utilisé dans l’adresse email de l’expéditeur est cruciale pour réussir à envoyer des courriers électroniques en masse. Il s’agit d’une mesure que les fournisseurs de messageries email attribuent à chaque IP et domaine que vous utilisez pour envoyer des e-mails. Elle est basée sur de nombreux facteurs, tels que le nombre d’e-mails que vous envoyez, les taux de rebond et de désabonnement de vos e-mails, etc.

Par exemple, si vous envoyez un grand nombre de messages à une liste de contacts et que la plupart des messages sont rejetés, et que beaucoup de ceux qui arrivent à destination sont suivis d’un désabonnement ou font l’objet de plaintes pour spam, vos scores de réputation d’IP et de domaine vont chuter, et vos futurs messages risquent plus d’atterrir dans le dossier spam (ou d’être entièrement bloqués).

La qualité de votre liste de contacts est absolument essentielle à la réussite de l’envoi d’emails en masse. Assurez-vous d’obtenir vos listes auprès d’un fournisseur de bases d’emails réputés. Sinon, faites contrôler et vérifier les e-mails de manière indépendante avant de les envoyer à ces contacts.

Les enregistrements SPF (Sender Policy Framework) constituent un autre facteur important. Un enregistrement SPF fait partie du fichier de zone DNS (Domain Name Server) d’un domaine. Il s’agit d’une liste de noms d’hôtes ou d’adresses IP autorisés d’où un courriel peut provenir pour ce nom de domaine.

Lorsqu’un serveur de messagerie reçoit un courriel, il vérifie de nombreux paramètres différents. Les deux principaux sont l’adresse d’envoi et l’adresse de réponse.

Si l’adresse d’envoi et l’adresse de réponse ne correspondent pas, de nombreux filtres anti-spam et programmes de sécurité de messageries se déclenchent.

Si vous envoyez des messages en masse à l’aide d’un logiciel de messagerie spécialisé, l’adresse de réponse que vous avez configurée peut ne pas correspondre à l’adresse d’envoi utilisée par le logiciel.

Un enregistrement SPF correctement configuré indique au serveur de messagerie récepteur que plateforme d’envoi d’emailing est autorisée à envoyer des messages au nom de votre adresse, de sorte que les filtres anti-spam ignorent la différence entre l’adresse de l’expéditeur et l’adresse de réponse.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) est un sujet plus complexe. En résumé, il s’agit d’un protocole conçu pour détecter les fausses adresses d’expéditeur (usurpation d’adresses électroniques). Il joint une signature numérique (qui est liée au nom de domaine) au message électronique sortant.

Une signature valide garantit également que certaines parties de l’e-mail n’ont pas été modifiées depuis que la signature a été apposée.

Le système du destinataire peut vérifier la signature DKIM par rapport au contenu existant de l’e-mail, et si le contenu est différent de ce qui a été inclus dans la signature, la vérification DKIM échoue.

Un échec de la vérification DKIM est un signal d’alarme important pour les filtres anti-spam.

L’e-mail doit également comporter une option de désabonnement fonctionnelle. Elle doit être accessible au destinataire. Non seulement il s’agit d’une exigence, mais si votre lien de désabonnement n’est pas facilement visible, les gens risquent de signaler votre courriel comme étant du spam de toute façon.

Le message et le design

Le contenu et la conception de votre message électronique jouent un rôle important pour déterminer s’il passe les contrôles anti-spam. Certains mots déclencheurs augmentent les chances que votre email finisse dans le dossier spam, en particulier lorsqu’ils sont utilisés dans la ligne d’objet.

Le texte en majuscules est également un élément déclencheur pour les filtres anti-spam, tout comme une taille de police trop grande ou trop petite. Un autre déclencheur potentiel est un faible rapport texte/image. Les spammeurs utilisent parfois des images pour communiquer leur message, car les antispam ne peuvent pas lire le texte dans une image. Les filtres anti-spam se méfient donc des messages contenant une grande image et très peu de texte.

Il en va de même pour les liens. Une tactique de spam courante consiste à inclure beaucoup de liens et peu de texte. Veillez à respecter un bon rapport entre les liens et le texte. Autre conseil : ne créez pas de liens vers un nom de domaine blacklisté. Si vos liens pointent vers un domaine connu pour envoyer du spam, vous déclencherez immédiatement les filtres antispam.

Évitez également les liens mal assortis. Une technique de hameçonnage courante consiste à cacher une URL dangereuse derrière un lien d’apparence légitime. Par exemple, un lien dont le texte d’ancrage est « www.votre banque.com » peut en fait mener à une page qui télécharge un logiciel malveillant sur votre système.

Pour lutter contre ce problème, les clients de messagerie recherchent dans le contenu de vos e-mails un texte d’ancrage qui est également un lien. Si le texte ne correspond pas à l’URL vers laquelle il pointe, l’e-mail peut être considéré comme dangereux ou comme un spam.

Si votre logiciel de messagerie a la capacité d’établir des rapports de statistique sur les liens cliqués, vos URL sont probablement remplacées par des URL de redirection de suivi lorsque vous envoyez l’e-mail. Cela permet au logiciel de suivre les clics et est inoffensif, mais cela signifie également que l’URL ne correspond plus au texte d’ancrage, ce qui déclenche des signaux d’alarme.

La solution la plus simple est de ne pas utiliser d’URL comme texte d’ancrage. Utilisez par exemple « visitez mon site web » au lieu de « www.monsite.com », et vous éviterez complètement ce problème.

L’engagement des destinataires

La troisième grande catégorie de facteurs qui influent sur votre délivrabilité est la façon dont vos destinataires réagissent à vos messages électroniques.

En bref, si un plus grand nombre de personnes réagissent positivement à vos messages en les ouvrant, en les lisant et en cliquant dessus, votre délivrabilité s’améliorera. Si les destinataires n’ouvrent pas vos emails, se désabonnent ou, pire encore, les signalent comme des spams, votre délivrabilité diminuera.

Vous ne pouvez pas contrôler directement ces facteurs, il est donc essentiel de bien cibler ses destinataires de rédiger un contenu attrayant. Il vous faut une ligne d’objet convaincante et un excellent corps de texte (ainsi qu’une page de renvoi percutante, si vous voulez que les clics se transforment en conversions).

Les outils

Tout cela vous semble complexe ? Heureusement, vous pouvez le rendre beaucoup plus facile à gérer en utilisant le système de location de Dataprospects. L’offre intègre un outil d’envoi de vos emailing. Voici une liste rapide de quelques fonctions qui vous feront gagner du temps et qui permettront aux filtres anti-spam d’être satisfaits de vos emails :

Protection de votre nom de domaine : Lorsque vous envoyez une campagne d’e-mails en masse à partir de notre plateforme, le logiciel utilise ses propres IP et domaines. Cela signifie que votre réputation d’expéditeur reste intacte.

Vérification des listes de contacts : les adresses email fournies par Dataprospects sont soumises à un certain nombre de filtres rigoureux et de contrôles d’hygiène afin d’éliminer les données erronées et les pièges à spam. Cette prestation est effectuée sur toute la base, il n’est pas nécessaire de payer un service de nettoyage tiers.

Outils de conception puissants : L’éditeur d’emails offre une option de glisser-déposer pour faciliter la création de designs professionnels, ainsi qu’un mode HTML si vous souhaitez concevoir vos emails directement dans le code source.

Vous pouvez le voir en action grâce à une démonstration en visio. Inscrivez-vous ici pour une présentation personnalisée de notre système de prospection par email.